ISO to Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna, która opracowuje dobrowolne normy dotyczące jakości, bezpieczeństwa, środowiska i zarządzania. Nie jest urzędem certyfikującym i sama nie wydaje certyfikatów. Zgodność z normą potwierdza niezależna jednostka certyfikująca po przeprowadzeniu audytu.
Co to jest ISO?
ISO to skrót od International Organization for Standardization, czyli Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej. Jest to niezależna, pozarządowa organizacja, która tworzy i publikuje międzynarodowe normy. Jej siedziba znajduje się w Genewie, a Polski Komitet Normalizacyjny reprezentuje Polskę w jej strukturach.
Normy ISO pomagają firmom porządkować procesy, określać wymagania dotyczące jakości i bezpieczeństwa oraz ujednolicać sposób działania. Nie są jednak przepisami prawa. Organizacja może zdecydować się na ich wdrożenie dobrowolnie, choć wymaganie konkretnej normy może pojawić się w umowie, przetargu lub wymaganiach klienta.
Trzeba rozróżnić trzy pojęcia:
- ISO – organizacja opracowująca i publikująca normy.
- Norma ISO – dokument określający wymagania lub wytyczne dla procesu, produktu albo systemu zarządzania.
- Certyfikat ISO – dokument potwierdzający zgodność systemu organizacji z wybraną normą.
Certyfikatu nie wydaje ISO. Audyt i ocenę zgodności przeprowadza niezależna, akredytowana jednostka certyfikująca, na przykład Polskie Centrum Badań i Certyfikacji. Dzięki temu organizacja występująca w roli audytora powinna zachować bezstronność wobec ocenianej firmy.
Czym są normy ISO i jak działają?
Normę można potraktować jak nawigację dla procesów firmowych. Sama nie wykonuje pracy za organizację, ale wskazuje, jakie elementy należy zaplanować, kontrolować i doskonalić. Firma określa cele, odpowiedzialności, sposób działania, mierniki oraz metody reagowania na problemy.
Podobnie jak nawigacja pomaga dotrzeć do celu mimo utrudnień na trasie, system zarządzania zgodny z normą pomaga utrzymać powtarzalność procesów. Ułatwia także wykrywanie niezgodności, ocenę ryzyka i podejmowanie decyzji na podstawie ustalonych informacji, a nie wyłącznie intuicji pojedynczych osób.
W praktyce normy ISO tworzą wspólny język dla organizacji działających w różnych krajach. Nie narzucają jednego modelu biznesowego ani identycznych procedur. Wymagają raczej, aby firma świadomie zarządzała określonym obszarem i potrafiła wykazać, że przyjęte rozwiązania działają.
Najważniejsze fakty o ISO:
- Pełna nazwa organizacji to International Organization for Standardization.
- Siedziba ISO znajduje się w Genewie.
- Normy są dobrowolnymi standardami, a nie ustawami.
- ISO opracowuje normy, ale nie prowadzi certyfikacji przedsiębiorstw.
Nie każda norma ISO służy do certyfikacji. Normy systemowe, takie jak ISO 9001, opisują sposób zarządzania organizacją i mogą być podstawą certyfikatu. Normy techniczne dotyczą natomiast konkretnych produktów, materiałów, wymiarów lub metod badań. Można je stosować w działalności, ale nie zawsze istnieje procedura uzyskania certyfikatu potwierdzającego zgodność z takim dokumentem.
Najpopularniejsze normy systemowe
| Norma | Obszar | Główny cel |
|---|---|---|
| ISO 9001 | Zarządzanie jakością | Uporządkowanie procesów i zwiększanie zdolności do dostarczania wyrobów lub usług zgodnych z wymaganiami klienta. |
| ISO 14001 | Zarządzanie środowiskowe | Kontrolowanie wpływu działalności firmy na środowisko i ograniczanie związanych z tym obciążeń. |
| ISO 27001 | Bezpieczeństwo informacji | Ochrona informacji przed utratą, nieuprawnionym dostępem i innymi zagrożeniami. |
| ISO 45001 | Bezpieczeństwo i higiena pracy | Ograniczanie ryzyka wypadków oraz poprawa zarządzania bezpieczeństwem pracowników. |
Dlaczego firmy wdrażają normy ISO?
Powód wdrożenia zależy od sytuacji przedsiębiorstwa. Jedna firma chce ograniczyć liczbę błędów, inna musi spełnić wymagania przetargu, a jeszcze inna potrzebuje uporządkować procesy przed wejściem na nowe rynki. Najczęściej wskazywane korzyści to:
- uporządkowanie procesów, odpowiedzialności i obiegu informacji,
- większa powtarzalność jakości produktów lub usług,
- łatwiejsze wykrywanie niezgodności i przyczyn problemów,
- większa wiarygodność w oczach klientów i partnerów biznesowych,
- spełnienie wymagań udziału w wybranych przetargach lub postępowaniach zakupowych,
- lepsze przygotowanie do współpracy z zagranicznymi kontrahentami.
Certyfikat nie gwarantuje automatycznie, że każda usługa lub partia produktu będzie bezbłędna. Potwierdza, że określony system zarządzania został oceniony względem wymagań danej normy. Jego wartość zależy więc także od tego, czy firma traktuje normę jako narzędzie codziennego zarządzania, a nie wyłącznie dokument potrzebny do postępowania przetargowego.
Jak wygląda droga do certyfikatu ISO?
Proces zaczyna się od wyboru normy zgodnej z celami organizacji i zakresem jej działalności. Następnie firma opracowuje lub porządkuje system zarządzania, określa procesy, role, cele i sposób monitorowania wyników. Wdrożenie może odbywać się własnymi siłami albo przy wsparciu konsultanta, jednak jednostka certyfikująca powinna pozostać niezależna i bezstronna.
Po wdrożeniu organizacja przeprowadza audyt wewnętrzny. Pozwala on sprawdzić, czy system działa zgodnie z wymaganiami normy oraz z przyjętymi zasadami. Firma analizuje wykryte niezgodności, wprowadza korekty i ocenia gotowość do certyfikacji.
Następnie niezależna jednostka certyfikująca przeprowadza audyt zewnętrzny. Auditorzy mogą analizować dokumentację, rozmawiać z pracownikami, obserwować procesy i sprawdzać zapisy. Gdy organizacja spełnia wymagania, jednostka wydaje certyfikat potwierdzający zgodność systemu z konkretną normą. Później odbywają się audyty nadzoru, które sprawdzają, czy system nadal działa i jest doskonalony.
Najważniejsza zasada brzmi więc prosto: ISO tworzy normę, firma ją wdraża, a niezależna jednostka ocenia zgodność i wydaje certyfikat. Taki podział pozwala odróżnić sam standard od formalnego potwierdzenia jego stosowania.
