Systemy informatyczne wykorzystywane w firmie powinny pomagać w optymalizacji realizowanych procesów, zarówno jeśli chodzi o związane z nimi koszty, jak i czas, potrzeby na przeprowadzenie niezbędnych operacji. Będzie to szczególnie ważne, gdy w grę wchodzi współpraca z firmami zewnętrznymi. Sposobem na uzyskanie odpowiednich rezultatów w tym obszarze może się okazać użycie właściwego systemu P2P.
Jak przebiegają procesy P2P?
Działanie każdej firmy oznacza nie tylko wiele procesów realizowanych wewnątrz przedsiębiorstwa, ale również sporą liczbę takich, w których uczestniczą podmioty zewnętrzne. Dobrym przykładem jest tu obsługa procesów związanych z zakupem produktów i usług od dostawców zewnętrznych, tzw. purchase to pay. W jego przebieg są zwykle zaangażowani pracownicy działu, który zgłasza potrzebę zakupu i składa odpowiednie zlecenie. Jest ono zatwierdzane, a następnie kierowane do realizacji, co wiąże się z przekazaniem go do działu zakupów, który zbiera oferty od dostawców i składa formalne zamówienie. Oznacza to konieczność podpisania umowy oraz pobrania przesyłanej przez wybraną firmę dokumentacji, a także dokumentów sprzedaży. Dokumenty te trafiają do działu księgowości, gdzie jest rejestrowana, a w oznaczonym terminie generowana płatność. Cały proces ma skomplikowany przebieg i jest czasochłonny oraz podatny na występowanie różnych opóźnień, co może mieć niebagatelne znaczenie, gdy rzecz dotyczy np. podzespołów uszkodzonej maszyny. Sposobem na przyspieszenie procedury jest wykorzystywanie odpowiedniego systemu P2P, który pozwoli na zautomatyzowanie wielu czynności oraz włączenie podmiotów zewnętrznych.
Co można zyskać dzięki systemowi P2P?
Podstawowymi korzyściami z wykorzystywania systemów Purchase to Pay jest znaczna redukcja kosztów. Wynika ona z przyspieszenia podejmowanych działań, ograniczenia liczby osób zaangażowanych w cały proces, a także zmniejszenia strat wynikających z opóźnień. Takie rozwiązania dają też znacznie lepszą kontrolę nad poziomem ponoszonych wydatków oraz ułatwiają ich dokładne prognozowanie. Co ważne, system P2P może wymieniać dane z systemem ERP (Enterprise Resource Planning).
Usprawnienie procesów zakupowych jest ułatwione, gdy korzysta się z oferowanej przez firmę Novacura platformy Novacura Flow, która wspomaga tworzenie rozwiązań obejmujących poszczególne procesy i wspiera kontakty między zamawiającym a dostawcą przez integrację z używanymi przez nich systemami informatycznymi. Platforma Flow umożliwia nie tylko powstawanie portali dla dostawców, gdzie mogą oni sprawdzać parametry zamówień czy komunikować się w sprawie wysyłki, ale także tworzenie na zbliżonych zasadach portali przeznaczonych dla klientów korzystających z usług firmy.
