Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUS jest bezpłatne. Najszybciej uzyskasz je przez PUE ZUS, korzystając z profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Jeśli sprawa nie budzi wątpliwości, dokument może zostać wydany od razu.
Jakie są sposoby złożenia wniosku?
Wniosek o wydanie zaświadczenia możesz przesłać elektronicznie, złożyć w placówce ZUS albo wysłać pocztą. Wniosek papierowy składa się na formularzu ZUS RWN. Dawne oznaczenie ZUS EWN może pojawiać się w starszych materiałach, ale aktualny formularz nosi nazwę RWN.
| Metoda | Wymagania | Czas realizacji |
|---|---|---|
| PUE ZUS | Profil zaufany albo podpis kwalifikowany | Od razu, jeśli sprawa nie budzi wątpliwości, maksymalnie 7 dni |
| Wizyta w placówce | Wypełniony wniosek ZUS RWN i dokument tożsamości | Od razu w sprawie bez wątpliwości albo maksymalnie 7 dni |
| Wysyłka pocztą | Wniosek ZUS RWN z podpisem | Do 7 dni od złożenia wniosku, bez uwzględnienia czasu doręczenia |
Jak złożyć wniosek przez PUE ZUS?
Elektroniczna ścieżka jest najwygodniejsza, ponieważ pozwala złożyć wniosek bez wizyty w urzędzie i wybrać elektroniczny odbiór dokumentu.
Przygotuj profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Jeżeli nie masz profilu zaufanego, możesz go założyć między innymi za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Następnie wykonaj poniższe czynności:
- Zaloguj się do platformy PUE ZUS.
- Przejdź do sekcji usług lub wniosków i wybierz wniosek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek, czyli ZUS RWN.
- Sprawdź dane płatnika i uzupełnij informacje wymagane we wniosku, w tym cel wydania dokumentu, liczbę egzemplarzy oraz sposób odbioru.
- Podpisz wniosek profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym i wyślij go do ZUS.
- Odbierz zaświadczenie w wybranej formie. Dokument elektroniczny jest dostępny na koncie PUE ZUS i ma format XML, a także kwalifikowany podpis osoby uprawnionej do jego wydania.
Przed wysłaniem sprawdź dane identyfikacyjne, zwłaszcza NIP, REGON i PESEL. Nieprawidłowe informacje mogą utrudnić weryfikację konta płatnika i wydłużyć obsługę sprawy.
Jakie dane zawiera wniosek i zaświadczenie?
We wniosku wskazuje się dane identyfikacyjne płatnika, jego nazwę albo imię i nazwisko, adres, cel wydania zaświadczenia, liczbę potrzebnych egzemplarzy oraz sposób odbioru. Wniosek papierowy musi zostać podpisany przez płatnika lub pełnomocnika.
Jeśli sprawę załatwia inna osoba albo to pełnomocnik ma odebrać dokument, dołącz pełnomocnictwo PEL. ZUS sprawdza stan rozliczeń na koncie płatnika w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS. Zaświadczenie potwierdza brak zaległości między innymi z tytułu:
- ubezpieczeń społecznych,
- ubezpieczenia zdrowotnego,
- Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- Funduszu Emerytur Pomostowych.
Dokument wskazuje dane wnioskodawcy oraz dzień, na który potwierdzono brak zaległości. Nie jest więc ogólnym potwierdzeniem terminowego regulowania składek w przyszłości, lecz informacją o stanie rozliczeń na konkretny dzień – co do zasady dzień wydania zaświadczenia.
Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o niezaleganiu?
Instytucja, do której składasz dokument, może wymagać aktualnego potwierdzenia, że firma rozlicza składki wobec ZUS. Zaświadczenie jest często potrzebne przy:
- udziale w przetargu,
- ubieganiu się o kredyt lub finansowanie dla firmy,
- zawieraniu umowy leasingu,
- składaniu dokumentów dotyczących dotacji albo innych formalności biznesowych.
Zanim złożysz wniosek, sprawdź wymagania odbiorcy dokumentu. Może on określać, jak świeże ma być zaświadczenie albo czy akceptuje jego wersję elektroniczną.
Co zrobić, gdy ZUS odmówi wydania dokumentu?
Nawet niewielka zaległość może skutkować odmową wydania zaświadczenia o niezaleganiu. Jeśli otrzymasz informację o problemie, skontaktuj się z ZUS i wyjaśnij stan konta. Przyczyną mogą być nie tylko nieopłacone składki, lecz także niezgodność danych, brak zaksięgowanej wpłaty albo niekompletne rozliczenia.
Jeżeli ZUS odmówi wydania zaświadczenia, otrzymasz decyzję. Możesz odwołać się od niej do właściwego sądu okręgowego, zgodnie z pouczeniem zawartym w decyzji. Po wyjaśnieniu rozbieżności lub uregulowaniu należności złóż nowy wniosek, gdy konto będzie wykazywało brak zaległości.
Wniosek o zaświadczenie ZUS RWN nic nie kosztuje. W sprawie niewymagającej dodatkowych wyjaśnień dokument może być gotowy od ręki, a w pozostałych przypadkach ZUS powinien wydać go nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia wniosku.
Podstawa prawna: przepisy dotyczące wydawania zaświadczeń przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz postępowania w sprawach ubezpieczeń społecznych.
