KSeF nie wymaga zakładania konta ani osobnej rejestracji. Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej uzyskuje dostęp przy pierwszym logowaniu, a Profil Zaufany wystarcza do uwierzytelnienia i korzystania z Aplikacji Podatnika KSeF.
Czy trzeba zakładać konto w KSeF?
Nie. W Krajowym Systemie e-Faktur nie ma tradycyjnego procesu rejestracji. Zamiast przycisku „Zarejestruj się” wybierasz logowanie i wchodzisz do systemu w kontekście NIP-u swojej firmy.
W przypadku JDG system rozpoznaje właściciela na podstawie danych osoby fizycznej użytych do uwierzytelnienia oraz NIP-u działalności. Przy pierwszym logowaniu automatycznie nadaje właścicielowi uprawnienia właścicielskie. Nie trzeba składać wniosku ani formularza ZAW-FA.
Przed rozpoczęciem przygotuj:
- NIP firmy wpisany zgodnie z danymi działalności.
- Aktywny Profil Zaufany i możliwość potwierdzenia logowania.
- Dostęp do oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF.
Jak zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany?
Pierwsze logowanie wykonasz w kilku krokach:
- Wejdź na stronę ap.ksef.mf.gov.pl.
- Wybierz opcję logowania przez login.gov.pl.
- Zostaw zaznaczoną identyfikację po NIP-ie podmiotu i wpisz NIP swojej firmy.
- Przejdź dalej i wybierz Profil Zaufany jako metodę uwierzytelnienia.
- Zaloguj się danymi Profilu Zaufanego.
- Potwierdź swoją tożsamość zgodnie z ustawioną metodą, na przykład kodem SMS lub zatwierdzeniem w aplikacji.
- Po pomyślnej autoryzacji wrócisz do Aplikacji Podatnika KSeF i uzyskasz dostęp do firmy.
Uwaga: przed potwierdzeniem sprawdź, czy NIP odpowiada Twojej działalności i zgadza się z danymi w CEIDG. Błędny numer może uniemożliwić przypisanie logowania do właściwej firmy albo spowodować wejście w niewłaściwy kontekst podmiotu.
Co dzieje się po pierwszym logowaniu?
Po poprawnym uwierzytelnieniu system nadaje właścicielowi JDG uprawnienia właścicielskie. Możesz korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF do wystawiania i odbierania faktur oraz zarządzania dostępem innych osób, jeśli jest to potrzebne w firmie.
Profil Zaufany wystarczy, gdy pracujesz bezpośrednio w aplikacji Ministerstwa Finansów. Nie musisz od razu generować tokena ani certyfikatu KSeF.
Token KSeF lub certyfikat są potrzebne dopiero wtedy, gdy chcesz połączyć KSeF z zewnętrznym programem do fakturowania albo systemem księgowym. Token pozwala programowi automatycznie komunikować się z KSeF, bez ręcznego logowania za każdym razem. Jeśli korzystasz wyłącznie z Aplikacji Podatnika, logowanie przez login.gov.pl jest wystarczające.
